PL-Syndic

Version 3.0

Une boite de dialogue apparaît alors pour définir le nom du nouveau compte de copropriété. Appelons « exemple » ce nouveau compte (voir figure 1).

Figure 1 : définition du nouveau compte de copropriété

Après validation, une nouvelle boîte s’affiche pour saisir le nombre de lots. Pour notre exemple, considérons un immeuble composé de 3 copropriétaires, soit 3 lots (figure 2).

Figure 2 : définition du nombre de lots

Le compte de copropriété « exemple » est maintenant créé et il comporte 3 lots.

Il n’est pas possible de modifier ce nombre, c’est-à-dire d’ajouter ou supprimer des lots, car ce type de modification correspond en fait à une redéfinition de la copropriété (qui doit être décidée en Assemblée Générale). Il peut être traité en définissant un nouveau compte de copropriété dans le menu « Gestion des comptes ».

Pour revenir à la fenêtre d’accueil, cliquer sur le bouton « SOMMAIRE » en haut à droite de la fenêtre « Gestion des comptes ».

A ce stade, les lots créés sont anonymes. Pour les définir plus précisément, cliquer sur l’icône « Livre de comptes », puis sur l’onglet « Copropriétaires » si celui-ci n’est pas déjà sélectionné (voir flèche verte, figure 3). Tous les champs descriptifs peuvent alors être renseignés pour identifier les lots.

Figure 3 : définition des lots

Cliquer sur l’icône « Tables de répartition ». Les tables de répartition servent à définir les taux ou tantièmes qui seront utilisés pour répartir les charges entre copropriétaires.

On peut observer que 6 tables ont déjà été créées. Ces tables portent les noms « #prop 1 », « #prop 2 », « #prop 3 », « #loc 1 », « #loc 2 », « #loc 3 ». Elles correspondent à des opérations provenant ou adressées à un lot unique. Par exemple, la table « #prop 1 » a tous ses taux associés aux copropriétaires ou locataires nuls, excepté le taux associé au propriétaire n° 1 qui vaut 1000 millièmes. De même la table « #loc 2 » a tous ses taux associés aux copropriétaires ou locataires nuls, excepté le taux associé au locataire n° 2 qui vaut 1000 millièmes.

A présent, nous allons définir trois nouvelles tables de répartition. Une pour les charges d’électricité, une pour les charges de nettoyage et une pour l’assurance. Pour cela, simplement cliquer sur le bouton « Nouvelle ». Une boîte de dialogue apparaît alors demandant le nom de la nouvelle table à créer (voir figure 4).

Bien évidemment, il n’est pas nécessaire de définir des nouvelles tables si des opérations de débit ou crédit se font selon une répartition déjà existante. Une table de répartition peut être associée à plusieurs opérations.

Figure 4 : écran de saisie des tables de répartition

Le règlement de copropriété définit les parts de chaque lot en millièmes :

Ces taux seront appliqués aux comptes assurance, électricité et nettoyage.

Dans le menu « Tables de répartition », sous l’onglet « Ventilations », on sélectionne la table assurance et on saisit les 3 taux précédemment cités dans les champs réservés aux propriétaires, comme le montre la figure 5. Les champs correspondant aux locataires restent nuls. Dans la case Tantième, on saisit 1000, car les valeurs précédemment entrées représentent des millièmes. Le logiciel calcule automatiquement la somme des taux de répartition qu’il affiche dans la case « Total ». On vérifie que l’on a bien un total de 1 (600/1000+200/1000+200/1000=1). En effet, il est important de bien vérifier que la somme des taux de répartition vaut 1. Dans le cas contraire, tous les calculs de bilans seraient entachés d’erreurs.

Les charges d’électricité s’appliquant aux habitants des lots, propriétaires ou locataire, pour le compte électricité, on applique les taux précédents aux locataires si les lots sont loués (ce qui est le cas du lot 2), car c’est à eux que s’adressent ces charges. Dans notre cas, les taux de la table électricité sont donc 600, 0 et 200 pour les propriétaires, 0, 200 et 0 pour les locataires.

Les taux de la table nettoyage sont identiques à ceux de la table électricité.

Il n’est pas nécessaire de saisir tous les taux de la table nettoyage. Pour recopier les taux d’une table dans une autre, il suffit de sélectionner le nom de la table source, ici électricité, dans la case « compte source » (voir figure 5), de sélectionner la table cible dans la grille « compte cible » à gauche, ici nettoyage et de cliquer sur le bouton « Application ».*

Figure 5 : écran de saisie des taux de répartition

Actuellement les copropriétaires disposent d’un compte en banque pour la gestion de la copropriété. Ce compte contient 6000 €, dont 3000 € proviennent du lot 1 (Bardamu), 1800 € du lot 2 (Lola) et 1200 € du lot 3 ( Musyne). En premier lieu, on va donc saisir ces sommes dans le menu «  Livre de comptes », onglet « Opérations ».

Cette initialisation ayant lieu en 1999, on choisit donc d’indicer ce premier exercice par 1999.

Remarque :

On saisit la première somme en cliquant sur le bouton « appel de fonds ». On remplit les champs situés en dessous de la grille d’affichage des opérations :

Copropriétaire : on sélectionne le copropriétaire n° 1 dans la liste déroulante.

Date : 01/01/1999

Montant : 3000 €

Exercice : 1999

De même, on saisit les deux autres sommes : 1800 € provenant du lot 2 (Lola) et 1200 € du lot 3 ( Musyne).

Figure 6 : écran de saisie des appels de fonds

Par la suite, toutes les opérations du compte, débit (charges) ou crédit (appels de fonds), seront entrées au fur et à mesure de leur échéance.

Dans le tableau ci-dessous, on récapitule l’ensemble des opérations pour l’exercice 1999 :

Les opérations 2, 3, 5, 6, 8, 9 et 14 seront saisies en cliquant sur le bouton « Charges ». Par exemple, pour les charges afférentes au nettoyage du 30/03/1999, on saisit :

Table de répartition : nettoyage

Date : 30/03/99

Montant : 2000

Exercice : 1999

L’opération 13 est saisie en cliquant sur le bouton « Crédit » car c’est une opération de crédit qui ne provient pas d’un unique copropriétaire et qui est donc à répartir entre tous les copropriétaires. On a choisi de la répartir selon la table de répartition Assurance.

Les charges d’eau sont facturées globalement pour toute la copropriété. La répartition des charges d’eau dépend donc à chaque exercice des consommations individuelles. A chaque exercice, il faut donc calculer une nouvelle table de répartition dont les taux de répartition seront calculés à partir des indices des compteurs d’eau individuels.

On a relevé les compteurs d’eau individuels au début et à la fin (date de relevé indiquée sur la facture globale) de l’exercice 1999. Les valeurs de consommation sont indiquées ci-dessous :

Figure 7 : écran de saisie du nom de la nouvelle table de répartition

Figure 8 : écran de calcul des taux de répartition de consommation d’eau

Reliquat des exercices précédents (€) : 0.00

On s’aperçoit que le solde de l’exercice est débiteur ce qui signifie que le compte de copropriété est à découvert de 8569.00 €.

On peut également avoir accès aux bilans individuels, pour savoir si les copropriétaires sont débiteurs ou créditeurs par rapport au compte de copropriété. Pour cela, cliquer sur le bouton « Etats individuels par compte » du menu « Bilans ».

Pour obtenir les états de tous les lots dans un seul et même fichier WORD, cliquer sur le bouton « Tous les états individuels ». Ci-dessous sont présentés l’état des 3 comptes individuels correspondant aux lots 1, 2 et 3 :

A la fin de l’exercice 1999, Monsieur Bardamu est débiteur de 4 393.66 €, Monsieur et Madame Lola sont débiteurs de 2 565.21 € et Mademoiselle Musyne est débitrice de 1 610.13 €.

On a maintenant choisi de travailler avec un fond de roulement de 5000 €, ce qui signifie que l’objectif est de conserver en permanence au moins 5000 € sur le compte de copropriété. L’état des comptes individuels sera donc dressé non plus par rapport à zéro (compte de copropriété vide), mais par rapport à l’état où le compte est alimenté avec 5000 €. Pour cela, on définit la valeur du fond de roulement dans le menu « Livre de comptes » (voir figure 9). Ce fond de roulement est à répartir selon le compte de charge Assurance.

Figure 9 : définition du fond de roulement

Puis on recommence l’opération de sortie des états individuels dans le menu « Bilans » :

L’objectif à atteindre (garder 5000 € sur le compte de copropriété) étant plus difficile que simplement équilibrer le compte de copropriété, les copropriétaires sont d’autant plus débiteurs :

Monsieur Bardamu est débiteur de 7 393.66 €, Monsieur et Madame Lola sont débiteurs de 3 565.21 € et Mademoiselle Musyne est débitrice de 2 610.13 €.

A la fin de l’exercice 1999, on souhaite équilibrer les comptes. On va donc demander à chaque copropriétaire de régulariser sa situation. Dans le menu « Assemblée », onglet « Assemblée »,cliquer sur le bouton « Ecriture » du panneau « Courrier de régularisation », après avoir renseigné les champs « Coordonnées syndic » (adresse du syndic), « Exercice » (numéro d’exercice à sélectionner dans la liste déroulante) et « Coordonnées bancaire du compte de copropriété » (numéro de compte en banque) :

Appel de fonds

Objet : Régularisation de l’exercice 1999

Monsieur,

Vous trouverez ci-joint le bilan (jusqu'à ce jour) du compte de copropriété ainsi que l'état de votre compte individuel.

Compte tenu du report de l'exercice précédent, votre participation à l’équilibre des comptes s’élève à :

(chèque à adresser à l'ordre de CCP 113 PAR 12), merci.

Le Syndic,

PJ.

- Bilan de l'exercice

- Etat de votre compte de copropriété

Pour déterminer la valeur des appels de fonds de l’exercice suivant on utilise le menu « Budget » :

le budget prévisionnel est calculé à partir d’un certain nombre de charges de référence. Ces charges sont soit déterminées arbitrairement par l’utilisateur, soit ce dernier peut choisir de les sélectionner parmi des charges d’ exercices antérieurs. Dans notre cas, nous avons choisi de reconduire le budget 1999 à l’année 2000, après avoir supprimé les charges correspondant aux travaux (charges exceptionnelles).

Pour cela, cliquer sur l’onglet « postes budgétaires/exercices précédents » et choisir l’exercice 1999 dans la liste déroulante. En double-cliquant sur le champ sélection correspondant à la ligne des travaux de plomberie, on désélectionne ces charges (le champ « sélection » prend la valeur FALSE). Puis cliquer sur le bouton « -> postes fixes », comme le montre la figure 10.

Figure 10 : choix des charges de référence parmi les charges d’exercices antérieurs

Automatiquement toutes les charges préalablement sélectionnées de l’exercice 1999 ont été choisies comme charges de référence pour le budget 2000. En retournant dans l’onglet «Budget prévisionnel » on peut vérifier que toutes ces charges apparaissent dans la grille de charges de référence.

On souhaite réaliser 4 appels de fonds pour l’exercice 2000 donc on indique la valeur 4 dans la boîte d’édition « Nombre d’appels de fonds ».

On prévoit une augmentation des charges de 5% pour l’exercice 2000 (valeur 5 dans la boîte d’édition « Augmentation % ») :

Figure 11 : paramétrage du budget

Cliquer sur le bouton « Calcul » pour lancer le calcul de la valeur des futurs appels de fonds. Le résultat est inséré dans un courrier d’accompagnement au format WORD.

Exemple pour le lot 1 :

Le 30/12/00,

Monsieur Bardamu,

Veuillez trouver ci-joint le budget prévisionnel du prochain exercice. Ce budget a été défini à partir d’un ensemble de charges de référence à répartir entre copropriétaires selon les taux spécifiés (voir tableau joint).

Une augmentation de 5 % a également été appliquée sur ces charges de références.

Pour cet exercice, 4 appels de fonds seront prévus.

Bien amicalement.

Le syndic,

Nombre d’appels de fonds : 4

Augmentation par rapport aux charges de référence (%) : 5

VALEUR DE L’APPEL DE FOND (€) : 2 439.17

Dans le menu « Graphiques », on peut visualiser à la fois les charges dues et les acomptes versés pour l’exercice 1999 (voir figures ci-dessous).

Figure 12 : acomptes versés

Figure 13 : charges dues

Pour l’exercice 2000, on procède exactement de la même façon. Voir la table ci-dessous des opérations :

A la fin de l’exercice on peut également visualiser l’évolution des charges entre l’exercice 1999 et l’exercice 2000, à l’aide du menu « Graphiques ».

On peut visualiser l’évolution des charges globales sous forme de courbe :

Figure 14 : évolution globale des charges sous forme de courbe

Ou sous forme d’histogramme :

Figure 15 : évolution globale des charges sous forme d’histogramme

On peut également n’afficher que les charges relatives à des tiers sélectionnés, par exemple les opérations dont les champs Tiers/Note  contiennent le nom « eau ». Pour cela il suffit de saisir la chaîne « eau » dans la boîte d’édition « Tiers/Notes » :

Figure 16 : évolution des charges d’eau

On peut également n’afficher que les charges à répartir suivant une table définie, par exemple les charges liées à la tables de répartition électricité:

Figure 17 : évolution des charges d’électricité